Trong marketing online, thư trả lời tự động (Autoresponder) là một công cụ tuyệt vời. Tuy nhiên không phải nhà marketing nào cũng biết tận dụng chúng một cách hiệu quả. Khách hàng gửi thư cho bạn cho thấy họ có nhu cầu về sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang cung cấp, hãy nắm lấy cơ hội tuyệt vời này để biến khách hàng tiềm năng thành những khách hàng thật sự, cũng như là cơ hội để bạn thể hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng hoàn hảo của mình. Hôm nay, Thiết kế web tin tức sẽ chia sẻ cho bạn biết mẹo để sử dụng thư trả lời tự động đúng cách trong marketing online.
Mẹo để sử dụng thư trả lời tự động đúng cách
>>> Tham khảo:
Những điều cần chú ý khi chuyển đổi website
Làm thế nào để SEO nội dung theo thống kê của Google Analytics
1. Thư trả lời tự động dùng nhiều nhất khi nào?
Loại thư trả lời tự động nào mà các công ty kinh doanh trực tuyến thường sử dụng? Sherpa đã tìm được câu trả lời sau khi hỏi 1095 nhà marketing:
Thư trả lời tự động dùng nhiều nhất khi nào
Theo kết quả này thì thư chào mừng, cảm ơn và giao dịch là phổ biến nhất. Đa phần các nhà marketing không trộn lẫn chức năng của các thư này với nhau.
Chuyên gia marketing Chris Hexton của Vero đã phát biểu về kết quả này như sau “Khoảng 75% các doanh nghiệp đã bỏ lỡ điểm hay nhất của email marketing.”
Hexton giải thích: “Thư tin tức định kỳ thường có tỷ lệ xem khoảng 20%, và thư giao dịch là khoảng 50%. Điều này có nghĩa là thư giao dịch thường hiệu quả hơn thư tin tức định kỳ 100%. Thực tế là các thư gửi đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng luôn thu được nhiều lượt xem, click và mua hàng nhất, điều này cũng đúng với thư trả lời tự động thường hiệu quả vì chúng cung cấp cho người dùng theo hoàn cảnh.”
2. Lựa chọn chủ đề thông minh cho thư trả lời tự động
Nếu muốn thư trả lời tự động tác động đến người xem, nó cần thỏa mãn nhu cầu thông tin, vì vậy cần lựa chọn nội dung thư cẩn thận. Để lên kế hoạch phát triển nội dung thư một cách thông minh, bạn cần đánh đúng vào nhu cầu của người xem và khám phá ra những vấn đề của họ.
Để biết được những điều này, thử kết hợp các cách sau:
– Hỏi người xem – người xem hiện tại của bạn là điểm bắt đầu. Bạn có thể hỏi một nhóm khách hàng những câu hỏi đơn giản thông qua email hoặc điện thoại. Bạn cũng có thể làm khảo sát. Một khả năng khác là hỏi ngay nhóm mà bạn dẫn dắt hoặc tham gia trên các mạng xã hội hoặc thông qua các diễn đàn.
– Lắng nghe mạng xã hội – Mạng xã hội là công cụ nghiên cứu thị trường lý tưởng. Đọc những blog hay hơn trong ngành để biết được những thông tin nào được chia sẻ và bình luận nhiều nhất.
Chú ý đến hashtag trong các nhóm nhỏ. Tìm tòi trên các trang hỏi đáp như Quora, Yahoo Ansswers.
– Ước định nội dung – bạn có thể lấy ý tưởng cho thư trả lời tự động bằng cách ước định sự quan tâm đối với nội dung thư đang dùng. Những bài viết nào tốt nhất? Xem lượt chia sẻ, bình luận và phân tích.
Nếu trang của bạn có công cụ tìm kiếm, bạn có thể xem những từ khóa mà người xem đã tìm kiếm. Hoặc chèn những câu hỏi trong email, chat. Chú ý những câu hỏi, tìm kiếm những nội dung và chủ đề phổ biến.
– Nghiên cứu từ khóa – Công cụ Google Keyword Planner sẽ không nói thẳng ra cho bạn biết những chủ để mà người xem quan tâm, nhưng bạn có thể kiểm tra dự đoán của mình bằng cách kiểm tra số lượt tìm kiếm của các từ khóa.
>>> Tin liên quan: Thiết kế website du lịch
3. Ba gợi ý viết thư trả lời tự động
Bạn có thể viết nội dung mới cho thư hoặc không. Cân nhắc những lựa chọn sau:
Kế hoạch A: Mới hoàn toàn
Dựa trên nghiên cứu mà bạn đã tiến hành, bạn có thể viết ra nội dung mới hoàn toàn cho thư trả lời tự động. Bạn có thể tự viết hoặc thuê ai đó, nội dung thư yêu cầu phải không bị trùng lặp với thư của các công ty khác. Người xem có thể nhận ra nét riêng biệt trong thư của bạn và tiếp tục nhận thư. Nhưng có thể bạn cần cách khác nhanh hơn.
Kế hoạch B: Blog
Tại sao bạn không khôi phục lại những bài viết cũ? Dám cá là độc giả, nhất là những người đăng ký mới chưa từng đọc tất cả những bài viết bạn đã đăng. Cân nhắc những bài viết blog còn giá trị. Bạn có thể gộp một số bài viết vào cùng một nhóm để sáng tạo ra một chủ đề mới. Hoặc những bài viết trong quá khứ cũng có thể sử dụng làm thư trả lời tự động.
Kế hoạch C: Ebook
Bạn có thể tạo ra một ebook. Hoặc viết một chuỗi bài về một chủ đề nhất định hoặc chia nhỏ các bài viết thành một seri thư trả lời.
4. Ba lựa chọn để trình bày thư
Dù là bạn tạo nội dung mới, sử dụng lại những bài viết cũ hay làm eBook, biên tập lại nội dung đang có, hoặc kết hợp các cách này, bạn cần quyết định cách trình bày nội dung.
– Trình bày bài viết hoặc một phần eBook trong phần thân của thư.
– Trình bày một phần nội dung (ví dụ, một vài đoạn đầu) sau đó chèn link dẫn tới blog hoặc eBook.
– Hoặc có thể viết bài tóm tắt và đính kèm link.
5. Mẹo gửi thư trả lời tự động
Lập thời gian biểu. Cân nhắc đến số lượng thư sẽ gửi và khoảng cách giữa các lần gửi. Không có quyết định đúng, sai ở đây. Bạn có thể cân nhắc các gợi ý sau:
– Ước định. Nếu bạn đoán là người nhận không thể đợi quá lâu để nhận thư, bạn có thể gửi thư liên tục hoặc gửi cách nhau vài ngày hoặc gửi hàng tuần.
– Thử nghiệm. Bạn có thể lên lịch gửi thư và để ý đến những người đăng ký ngừng nhận thư. Hoặc là bạn gửi cho hai nhóm khác nhau để xem cách nào hiệu quả hơn.
– Thi đua. Thư trả lời tự động là chiến lược mà các nhà marketing qua emal và nội dung hay dùng, vì vậy bạn có thể gửi thư thi đua với thư trả lời tự động của một công ty khác mà bạn thích.
Cách sử dụng seri ngắn và dài
Seri ngắn? Một seri thư ngắn thường dễ làm và hấp dẫn với người xem hơn, nhất là những người chưa biết về nội dung thư của bạn.
Seri dài? Một seri thư dài nên đi sâu vào một chủ đề. Seri dài sẽ chăm sóc khách hàng tốt hơn vì sẽ tạo ra nhóm người xem đều đặn.
Nếu sử dụng seri dài dẫn đến có nhiều người ngừng đăng ký nhận thư, bạn có thể tách ra hai nhóm riêng rẽ, những người thực sự thích và những người không thích hình thức này.
Bán hàng. Dù là bạn dùng seri dài, ngắn hoặc ở khoảng giữa hai cái này, tôi đề nghị bạn nên làm một cách hấp dẫn. Ví dụ…
Seri ngắn gồm 4 thư cung cấp nội dung hữu ích về một khóa học. Hoặc chủ đề gồm một seri 30 mươi bài học trong ba mươi ngày, trình bày mọi điều bạn cần biết về…
>>> Đọc thêm: Thiết kế web nhà hàng
6. Chiều dài của thư
Chiều dài của thư, cũng giống như số lượng thư bạn sẽ gửi, cũng nên được cân nhắc và thử nghiệm cẩn thận. Tôi từng nói, “Đừng đếm kí tự, mà hãy để mỗi ký tự đều có giá trị.” Tôi tin là không chuyện đúng hay sai ở đây.
Điều đúng cần làm là biên tập nội dung cho đến khi bạn tin chắc từng dòng đều có giá trị. Nếu làm được, người đọc sẽ đồng ý là chiều dài không thành vấn đề và sẽ đọc những bức thư dài hơn. Đỉnh cao nhất của thư trả lời tự động chính là “marketing dựa trên sự cho phép”, người xem có thể thích thú với những bức thư dài.
Như đã nói, nhiều người đọc lướt qua thư rất nhanh. Thư của bạn có thể gồm đoạn trích của một bài viết kèm đường link dẫn tới trang blog hoặc website. Nhưng sẽ có những người thích đọc toàn bộ bài viết này trong thư.
Nếu bạn muốn thư của mình được đọc lướt qua nhanh, trong năm ngày liên tiếp, có thể cân nhắc gửi thư ngắn.
Hỏi khách hàng lựa chọn nào họ thích hơn hoặc có thể thêm bản thư dài vào nhóm mà bạn đang thử nghiệm và theo dõi. Hành động thực tế sẽ cho bạn biết rõ kết quả.
7. Trình bày thư trả lời tự động như thế nào?
Chúng ta sẽ cùng nhau kiểm tra cách trình bày thư. HTML hay dạng văn bản đơn giản? Chia nhiều cột hay một cột đơn? Dùng nhiều hình ảnh, hay chỉ một, hay không dùng hình ảnh?
Bất kể lựa chọn của bạn là gì, hãy thật thận trọng. Chia nội dung thư thành nhiều đoạn ngắn và có khoảng cách giữa các đoạn.
Đúng là màn hình đang dần nhỏ lại. Và tỷ lệ e-mail đang được xem trên thiết bị di động tăng nhanh. Chúng ta hiểu điều đó, nhưng người đọc đã quen với việc cuộn chuột và thích một giao diện gọn gàng, thông suốt. Sử dụng header, đánh số thứ tự, chú thích và các cách thức khác để thư dễ nhìn và tương tác tốt với những người thích đọc lướt.
P.s (tái bút): thử sử dụng P.S sau chữ ký. Theo thời gian, các nghiên cứu đã cho thấy sự hiệu quả của dòng P.s.
8. Đã đến lúc gửi thư
Thư trả lời tự động có thể là công cụ hiệu quả với nhiều loại hình doanh nghiệp. Bạn không cần đợi đến khi có một quyển sách hay một khóa học mới có thể bán hàng. Thư trả lời tự động sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn xây dựng danh sách email mà bạn cần.
Nhiều ý kiến trong bài viết này là từ người bạn của tôi, Julie Neidlinger, tác giả của blog CoSchedule. Tôi xin được kết thúc bài viết bằng câu nói của cô ấy trong cuốn sách “The Ultimate Guide to Creating an Email Autoresponder Course”:
“Một khóa học email nói về việc xây dựng danh sách email, tại một thời điểm luôn có một người xem thấy hài lòng với email của bạn.”
Chúc bạn thành công!
>>> Có thể bạn quan tâm: Thiết kế website thương mại điện tử
