Quản lý và tạo mới email user trên email server là một trong những tác vụ cơ bản nhưng quan trọng nhất đối với quản trị viên hệ thống. Việc này đảm bảo mỗi thành viên trong tổ chức đều có một tài khoản email riêng theo tên miền, tăng tính chuyên nghiệp và bảo mật.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để thêm một tài khoản người dùng mới trên nền tảng MailEnable, một trong những hệ thống email server phổ biến trên Windows.
Checklist: Cần chuẩn bị gì trước khi bắt đầu?
Để quá trình diễn ra suôn sẻ, hãy đảm bảo bạn đã có sẵn:
- Thông tin đăng nhập quản trị (admin): Thường là tài khoản
postmaster@yourdomain.comvà mật khẩu. - Đường dẫn trang quản trị: Mặc định là
https://mailadmin.yourdomain.com. - Thông tin người dùng mới: Tên đăng nhập và mật khẩu dự kiến.
Hướng dẫn 4 bước tạo mới Email User trên Email Server
Quy trình tạo tài khoản mới rất đơn giản và chỉ mất vài phút để hoàn thành. Hãy làm theo các bước dưới đây.
Bước 1: Đăng nhập vào trang quản trị MailAdmin
Đầu tiên, bạn cần truy cập vào trang quản trị email của mình.
- Mở trình duyệt và truy cập đường dẫn
https://mailadmin.yourdomain.com(thayyourdomain.combằng tên miền của bạn). - Điền thông tin đăng nhập của tài khoản admin (ví dụ:
postmaster@yourdomain.com) và mật khẩu. - Nhấn Login để tiếp tục.
Bước 2: Truy cập mục quản lý Mailbox
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện quản trị chính. Tại đây, bạn có thể quản lý toàn bộ hệ thống email.
- Trên menu điều hướng, tìm và chọn mục Mailbox.
- Nhấn vào Add New để bắt đầu quá trình tạo người dùng mới.
Bước 3: Nhập thông tin tài khoản người dùng mới
Một cửa sổ có tên “MailEnable – Mailbox Creation Wizard” sẽ hiện ra. Đây là nơi bạn điền thông tin cho tài khoản email mới.
- Login: Nhập tên đăng nhập cho tài khoản mới (phần đứng trước @yourdomain.com). Ví dụ:
nhanvien.a. - Password: Đặt mật khẩu cho tài khoản. Hãy đảm bảo mật khẩu đủ mạnh để tăng cường bảo mật.
- Nhấn Add để hoàn tất.
Bước 4: Đăng nhập và kiểm tra tài khoản mới
Sau khi hệ thống báo tạo thành công, bạn nên đăng nhập thử để kiểm tra.
- Truy cập vào đường dẫn webmail:
https://mail.yourdomain.com. - Sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu vừa tạo để truy cập và bắt đầu sử dụng.
Vậy là bạn đã hoàn thành cách tạo mới email user trên email server MailEnable. Chúc bạn thành công!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Tài khoản postmaster@yourdomain.com là gì?
Đây là tài khoản quản trị viên mặc định và cao nhất của hệ thống email server, có toàn quyền quản lý, tạo, xóa, và cấu hình các tài khoản email khác.
2. Làm thế nào để tạo mật khẩu mạnh và an toàn?
Một mật khẩu mạnh nên có ít nhất 12 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Tránh sử dụng thông tin cá nhân dễ đoán.
💡 Mẹo dùng AI: Bạn có thể yêu cầu các AI như ChatGPT hoặc Gemini tạo giúp một mật khẩu ngẫu nhiên và an toàn bằng câu lệnh: “Tạo giúp tôi một mật khẩu mạnh 16 ký tự bao gồm chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.”
3. Tôi có thể tạo nhiều tài khoản cùng lúc không?
MailEnable có tính năng nhập hàng loạt người dùng từ file CSV. Bạn có thể tìm tính năng này trong mục Import Users để tiết kiệm thời gian khi cần tạo số lượng lớn tài khoản.
4. Nếu không muốn tự quản lý email server, có giải pháp nào khác không?
Nếu việc tự quản trị email server quá phức tạp, bạn có thể cân nhắc sử dụng các dịch vụ email hosting chuyên nghiệp. Một trong những lựa chọn phổ biến và miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ là Zoho Mail – Nền tảng email tên miền miễn phí. Bạn có thể xem Hướng dẫn sử dụng Zoho mail từ A – Z để tìm hiểu thêm.
