Hướng Dẫn Zoho Mail (2025): Tạo Email Tên Miền Miễn Phí (A-Z)

Bạn đang tìm cách tạo email theo tên miền riêng chuyên nghiệp mà không tốn chi phí? Zoho Mail chính là giải pháp bạn cần. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z cách đăng ký, cài đặt và đăng nhập Zoho Mail một cách chi tiết nhất, cập nhật cho năm 2025, đặc biệt tối ưu cho người dùng website WordPress.

Zoho Mail là gì? Có nên dùng cho năm 2025?

Zoho Mail là dịch vụ email doanh nghiệp cho phép bạn tạo địa chỉ email theo tên miền riêng (ví dụ: tenban@tenmien.com) thay vì các đuôi email phổ thông như @gmail.com. Đây là một phần trong hệ sinh thái Zoho với hơn 40 ứng dụng văn phòng, giúp tăng tính chuyên nghiệp và độ tin cậy cho thương hiệu của bạn.

Điểm đặc biệt nhất là Zoho cung cấp gói miễn phí vĩnh viễn, rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, startup và cá nhân.

Ưu và nhược điểm của Zoho Mail (Gói Miễn Phí)

Đối với các chủ website WordPress, việc sử dụng Zoho Mail không chỉ giúp xây dựng thương hiệu mà còn giải quyết triệt để vấn đề email từ website (như form liên hệ, thông báo đơn hàng) bị gửi vào mục spam.

Hướng dẫn tạo Email tên miền riêng miễn phí với Zoho Mail

Quy trình tạo Zoho Mail gồm 5 bước chính. Hãy đảm bảo bạn đã có sẵn một tên miền và có quyền truy cập vào trang quản lý DNS của tên miền đó.

Bước 1: Đăng ký tài khoản Zoho Mail

1. Truy cập trang chủ Zoho Mail tại: https://www.zoho.com/mail/
2. Chọn gói “Forever Free Plan” (Gói miễn phí vĩnh viễn).
3. Điền tên miền bạn muốn sử dụng và các thông tin cá nhân như tên, địa chỉ email quản trị, mật khẩu. Sau đó nhấn Sign Up.

[Chú thích: Chèn ảnh màn hình điền thông tin đăng ký Zoho Mail]

Bước 2: Xác thực quyền sở hữu tên miền

Đây là bước quan trọng nhất để chứng minh bạn là chủ sở hữu của tên miền. Zoho cung cấp 3 phương pháp, nhưng phổ biến và dễ nhất là xác thực bằng bản ghi CNAME hoặc TXT.

1. Đăng nhập vào trang quản lý DNS của nhà cung cấp tên miền của bạn.
2. Zoho sẽ cung cấp cho bạn một giá trị CNAME hoặc TXT duy nhất.
3. Tạo một bản ghi mới với thông tin do Zoho cung cấp.
   • Ví dụ với CNAME:
     • Host/Name: zb12345678 (dãy số Zoho cung cấp)
     • Value/Points to: zmverify.zoho.com

[Chú thích: Chèn ảnh màn hình trang quản lý DNS với bản ghi CNAME/TXT]

Sau khi thêm bản ghi, hãy quay lại trang Zoho và nhấn Verify. Quá trình cập nhật DNS có thể mất từ vài phút đến vài giờ.

Bước 3: Tạo tài khoản quản trị viên (Super Administrator)

Sau khi xác thực tên miền thành công, bạn sẽ được yêu cầu tạo tài khoản email quản trị viên đầu tiên, ví dụ: admin@tenmiencuaban.com. Đây là tài khoản có quyền cao nhất, dùng để quản lý tất cả các email khác trong tổ chức.

Bước 4: Cấu hình bản ghi MX, SPF và DKIM (Chống Spam)

Để có thể nhận và gửi email một cách ổn định, không bị vào hòm thư rác, bạn bắt buộc phải cấu hình 3 loại bản ghi sau trong DNS của tên miền.

1. Bản ghi MX (Mail Exchange): Chỉ định máy chủ nào sẽ xử lý email cho tên miền của bạn. Xóa tất cả các bản ghi MX cũ (nếu có) và thêm các bản ghi của Zoho:

2. Bản ghi SPF (Sender Policy Framework): Xác thực máy chủ Zoho được phép gửi email thay mặt tên miền của bạn.

   • Loại: TXT
   • Host/Name: @
   • Value: v=spf1 include:zoho.com ~all

3. Bản ghi DKIM (DomainKeys Identified Mail): Thêm một chữ ký số vào email, giúp các máy chủ nhận tin tưởng email của bạn hơn.

   • Trong bảng điều khiển Zoho Mail, vào mục Domains -> chọn tên miền của bạn -> Email Configuration -> DKIM.
   • Nhấn Add và tạo một selector mới (ví dụ: zoho).
   • Zoho sẽ cung cấp một giá trị TXT. Bạn chỉ cần sao chép và tạo một bản ghi TXT mới trong DNS.

[Chú thích: Chèn ảnh màn hình giao diện cấu hình SPF và DKIM trong Zoho]

Sau khi hoàn tất, bạn đã tạo Zoho Mail thành công!

Hướng dẫn đăng nhập và sử dụng Zoho Mail cơ bản

1. Đăng nhập Zoho Mail trên máy tính

Cách đơn giản nhất là truy cập trực tiếp vào địa chỉ https://mail.zoho.com. Sử dụng email và mật khẩu bạn đã tạo để đăng nhập.

Để chuyên nghiệp hơn, bạn có thể tạo một địa chỉ đăng nhập tùy chỉnh như mail.tenmiencuaban.com bằng cách tạo một bản ghi CNAME trong DNS:

• Host/Name: mail
• Value/Points to: business.zoho.com

2. Đăng nhập Zoho Mail trên điện thoại

Zoho cung cấp ứng dụng Zoho Mail trên cả iOS và Android. Bạn chỉ cần tải ứng dụng từ App Store hoặc Google Play, sau đó đăng nhập bằng tài khoản của mình.

3. Tạo thêm người dùng (User)

Với tài khoản quản trị, bạn có thể tạo thêm các email khác cho nhân viên.

1. Đăng nhập Zoho Mail bằng tài khoản admin.

2. Click vào ảnh đại diện ở góc trên bên phải và chọn Control Panel.

   

3. Chọn User Details và nhấn Add User.

   

   

4. Điền thông tin cho người dùng mới (Tên, địa chỉ email, mật khẩu) và lưu lại.

   

4. Tạo chữ ký trong Zoho Mail

Chữ ký chuyên nghiệp giúp tăng độ tin cậy cho mỗi email bạn gửi đi.

1. Đăng nhập vào tài khoản email bạn muốn tạo chữ ký.

2. Vào Settings (biểu tượng bánh răng) > Signatures.

   

   

3. Nhấn Add New Signature, soạn nội dung chữ ký và lưu lại.

   

Câu hỏi thường gặp về Zoho Mail (FAQ)

1. Zoho Mail có thật sự miễn phí mãi mãi không? Đúng vậy. Gói “Forever Free Plan” là miễn phí vĩnh viễn với các giới hạn đã nêu (5 user, 5GB/user, chỉ truy cập web/app).

2. Tôi có thể dùng Outlook hoặc app Mail trên điện thoại để nhận mail Zoho không? Với gói miễn phí thì KHÔNG. Tính năng POP/IMAP chỉ có ở các gói trả phí. Bạn chỉ có thể dùng trình duyệt web hoặc ứng dụng chính thức của Zoho Mail.

3. Gửi mail từ Zoho có bị vào spam không? Nếu bạn cấu hình đầy đủ và chính xác 3 bản ghi MX, SPF và DKIM như hướng dẫn, tỷ lệ email vào spam sẽ cực kỳ thấp.

4. Làm thế nào để tăng dung lượng lưu trữ hoặc thêm người dùng? Bạn cần nâng cấp lên các gói trả phí của Zoho. Mức giá khá hợp lý, chỉ từ $1/user/tháng.

5. Tích hợp Zoho Mail với website WordPress như thế nào? Bạn có thể dùng plugin như WP Mail SMTP để cấu hình WordPress gửi email thông qua máy chủ của Zoho. Điều này đảm bảo mọi email từ website của bạn (form liên hệ, thông báo…) đều được gửi đi một cách tin cậy. Đây là một lợi thế lớn so với việc dùng hàm mail mặc định của hosting.

Việc sử dụng email theo tên miền riêng là một bước đi quan trọng để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Với Zoho Mail, bạn có thể đạt được điều đó mà không tốn một đồng chi phí ban đầu. Chúc bạn thực hiện thành công!

Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình cài đặt hoặc muốn sở hữu một website chuyên nghiệp được tích hợp sẵn các giải pháp email doanh nghiệp, hãy tham khảo dịch vụ thiết kế website doanh nghiệp của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ toàn diện.