Bạn đã bao giờ bấm nút gửi email và ngay lập tức nhận ra mình có một lỗi sai nghiêm trọng? May mắn thay, tính năng Gmail Undo Send cho phép bạn lấy lại email đã gửi một cách dễ dàng và nhanh chóng. Đây là một “phao cứu sinh” kỹ thuật số mà Google đã tích hợp sẵn cho tất cả người dùng.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng và tùy chỉnh tính năng hữu ích này để không bao giờ phải hối hận vì một cú nhấp chuột vội vàng.
“Undo Send” Gmail là gì và hoạt động như thế nào?
Hiểu một cách đơn giản, “Undo Send” không thực sự “kéo” email đã đến hộp thư của người nhận trở lại. Thay vào đó, khi bạn nhấn “Gửi”, Gmail sẽ trì hoãn việc gửi đi thực sự trong một khoảng thời gian ngắn (từ 5 đến 30 giây) do bạn cài đặt.
Trong khoảng thời gian chờ này, một thông báo “Đã gửi thư” cùng với tùy chọn “Hoàn tác” (Undo) sẽ xuất hiện ở góc dưới màn hình. Nếu bạn nhận ra sai sót, chỉ cần nhấp vào “Hoàn tác”, email sẽ được mở lại dưới dạng bản nháp và chưa bao giờ rời khỏi hộp thư của bạn.
Hướng dẫn sử dụng và tùy chỉnh thời gian Undo Send
Hiện tại, tính năng này đã được bật mặc định trên tất cả các tài khoản Gmail. Tuy nhiên, thời gian chờ mặc định chỉ là 5 giây, khá ngắn để kịp phản ứng. Bạn nên tùy chỉnh lại để có thêm thời gian “vàng”.
Cách thay đổi thời gian chờ trên máy tính (PC/Laptop)
Đây là nơi duy nhất bạn có thể thay đổi cài đặt này, và nó sẽ được áp dụng cho cả phiên bản di động.
- Bước 1: Mở Gmail trên trình duyệt web, nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải.
- Bước 2: Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt (See all settings).
- Bước 3: Trong tab Chung (General), tìm đến mục Hoàn tác gửi (Undo Send).
- Bước 4: Nhấp vào menu thả xuống và chọn khoảng thời gian hủy gửi mong muốn: 5, 10, 20, hoặc 30 giây.
- Bước 5: Kéo xuống cuối trang và nhấp vào Lưu thay đổi (Save Changes).
Từ bây giờ, mỗi khi gửi email, bạn sẽ có đúng khoảng thời gian đã chọn để quyết định có muốn hoàn tác hay không.
Sử dụng Undo Send trên điện thoại (Android & iOS)
Cài đặt thời gian chờ không thể thay đổi trực tiếp trên ứng dụng Gmail di động. Ứng dụng sẽ tự động đồng bộ cài đặt bạn đã thiết lập trên phiên bản web.
Khi gửi email từ điện thoại, bạn cũng sẽ thấy một thanh thông báo “Đã gửi” và nút “Hoàn tác” ở cuối màn hình. Chỉ cần chạm vào đó trong khoảng thời gian cho phép là bạn đã có thể lấy lại email đã gửi thành công.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQ)
Có thể lấy lại email đã gửi sau 30 giây không?
Không. Một khi khoảng thời gian chờ (tối đa 30 giây) kết thúc, email sẽ được gửi đi vĩnh viễn và bạn không có cách nào để thu hồi lại bằng tính năng này.
Tại sao tôi không thấy nút “Hoàn tác” sau khi gửi email?
Có thể bạn đã vô tình tắt tính năng này. Hãy kiểm tra lại trong Cài đặt -> Chung -> Hoàn tác gửi và đảm bảo bạn đã chọn một khoảng thời gian (5, 10, 20 hoặc 30 giây) thay vì để trống.
“Undo Send” của Gmail và “Recall” của Outlook có giống nhau không?
Chúng khác nhau về cơ bản. Undo Send chỉ đơn giản là trì hoãn việc gửi đi. Trong khi đó, Recall của Outlook cố gắng xóa email khỏi hộp thư của người nhận sau khi nó đã được gửi (và chỉ hoạt động trong một số điều kiện nhất định, thường không hiệu quả với người nhận ngoài tổ chức).
Mẹo nhỏ: Khi nào nên đặt thời gian chờ dài nhất (30 giây)?
Luôn luôn! Việc chờ thêm vài giây để email được gửi đi không ảnh hưởng nhiều đến công việc, nhưng có thêm 30 giây để phát hiện lỗi sai (như quên đính kèm tệp, sai người nhận, lỗi chính tả…) có thể cứu bạn khỏi những tình huống khó xử. Hãy coi đây là một lớp bảo vệ an toàn cho mọi email bạn gửi.
Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn làm chủ được tính năng Undo Send và tự tin hơn mỗi khi sử dụng Gmail. Để quản lý hộp thư hiệu quả hơn, bạn có thể tham khảo thêm 5 thủ thuật dọn dẹp Gmail hiệu quả hoặc tìm hiểu phương pháp bảo mật Gmail bằng hai lớp an toàn và miễn phí. Nếu gặp sự cố với danh bạ, bài viết về khôi phục danh bạ bị xoá trong gmail cũng rất hữu ích.
