Format Cell Trong Excel & 15+ Thủ Thuật Xử Lý Dữ Liệu Hay Nhất 2025

Microsoft Excel là công cụ không thể thiếu của dân văn phòng, nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng hết sức mạnh của nó. Nắm vững các kỹ năng cốt lõi như format cell trong Excel không chỉ giúp bảng tính của bạn trông chuyên nghiệp hơn mà còn tăng tốc độ xử lý công việc lên đáng kể.

Bài viết này sẽ là cẩm nang toàn diện, hướng dẫn bạn từ các thao tác định dạng cơ bản đến những thủ thuật xử lý dữ liệu nâng cao và các phím tắt thông dụng nhất, giúp bạn làm chủ Excel một cách dễ dàng.

Hướng dẫn Format Cell trong Excel Toàn tập (A-Z)

Định dạng ô (Format Cells) là chức năng nền tảng nhưng cực kỳ quan trọng. Nó cho phép bạn thay đổi cách hiển thị dữ liệu trong ô mà không làm thay đổi giá trị thực của dữ liệu đó. Một bảng tính được định dạng tốt sẽ dễ đọc, dễ hiểu và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

3 Cách mở hộp thoại Format Cells nhanh nhất

Để bắt đầu, bạn cần mở hộp thoại Format Cells. Dưới đây là 3 cách phổ biến và nhanh chóng nhất:

1. Dùng phím tắt: Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần định dạng, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1. Đây là cách nhanh và được các chuyên gia Excel khuyên dùng.
2. Dùng chuột phải: Click chuột phải vào ô hoặc vùng dữ liệu đã chọn, sau đó chọn Format Cells... từ menu ngữ cảnh.
3. Dùng thanh Ribbon: Trên tab Home, bạn có thể tìm thấy các nhóm lệnh như Font, Alignment, Number. Nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của các nhóm này để mở hộp thoại Format Cells.

Chi tiết các tùy chọn trong Format Cells

Hộp thoại Format Cells có 6 tab chính, mỗi tab quản lý một khía cạnh định dạng khác nhau:

• Number (Số): Định dạng cách hiển thị số, tiền tệ, ngày tháng, phần trăm… Ví dụ: bạn có thể định dạng số 1000000 thành 1,000,000 hoặc 1.000.000 ₫.
• Alignment (Căn lề): Điều chỉnh vị trí của văn bản trong ô (trái, phải, giữa), gộp ô (Merge cells), hoặc cho chữ xuống dòng trong cùng một ô (Wrap text).
• Font (Phông chữ): Thay đổi loại phông chữ, kích thước, kiểu chữ (đậm, nghiêng), màu sắc và các hiệu ứng khác.
• Border (Đường viền): Tạo và tùy chỉnh đường viền cho các ô hoặc vùng dữ liệu, giúp phân tách và làm nổi bật các khu vực quan trọng.
• Fill (Tô màu): Tô màu nền cho các ô để phân loại hoặc nhấn mạnh dữ liệu.
• Protection (Bảo vệ): Cho phép bạn khóa (Locked) hoặc ẩn (Hidden) công thức trong các ô. Tính năng này chỉ có hiệu lực khi bạn đã kích hoạt chế độ bảo vệ trang tính (Protect Sheet).

Các Thủ Thuật Xử Lý Dữ Liệu Nâng Cao Trong Excel

Ngoài định dạng, Excel còn cung cấp nhiều công cụ mạnh mẽ để thao tác và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng.

1. Tách dữ liệu từ một cột thành nhiều cột (Text to Columns)

Tính năng này cực kỳ hữu ích khi bạn có một cột dữ liệu chứa nhiều thông tin (ví dụ: họ và tên, địa chỉ) và muốn tách chúng ra các cột riêng biệt.

• Vị trí: Tab Data -> Text to Columns.

• Cách hoạt động: Bạn có hai tùy chọn chính:

  • Delimited: Tách cột dựa trên các ký tự phân cách như dấu phẩy, dấu cách, hoặc ký tự đặc biệt khác.

  

  • Fixed Width: Tách cột dựa trên vị trí cố định của ký tự.

  

2. Xóa dữ liệu trùng lặp (Remove Duplicates)

Thay vì phải dò tìm và xóa thủ công, bạn có thể loại bỏ các dòng dữ liệu bị trùng lặp chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

• Vị trí: Chọn vùng dữ liệu -> Tab Data -> Remove Duplicates.

3. Sao chép linh hoạt với Paste Special

Đừng chỉ dừng lại ở Ctrl + V. Paste Special (phím tắt Ctrl + Alt + V) mở ra nhiều lựa chọn sao chép mạnh mẽ, cho phép bạn chỉ dán giá trị (Values), công thức (Formulas), định dạng (Formats), hoặc thậm chí thực hiện các phép toán nhanh.

4. Kiểm tra và hiển thị công thức

Khi làm việc với các công thức phức tạp, việc kiểm tra và gỡ lỗi là rất cần thiết.

• Error Checking: Tab Formulas -> Error Checking để Excel tự động tìm và gợi ý cách sửa lỗi trong công thức.

  

• Show Formulas: Nhấn Ctrl + ~ hoặc vào tab Formulas -> Show Formulas để hiển thị tất cả công thức trong trang tính thay vì kết quả của chúng. Điều này giúp bạn kiểm tra logic và sự liên kết giữa các ô một cách trực quan.

  

5. Cách hiện/ẩn thanh công thức (Formula Bar)

Thanh công thức (Formula Bar) là nơi bạn nhập và chỉnh sửa dữ liệu hoặc công thức cho ô đang chọn. Nếu thanh này vô tình bị ẩn, bạn có thể bật lại dễ dàng:

• Vào tab View.
• Trong nhóm Show, tick vào ô Formula Bar để hiện hoặc bỏ tick để ẩn nó đi.

Bảng Tổng Hợp Phím Tắt Excel Thông Dụng Nhất

Sử dụng phím tắt là cách nhanh nhất để tăng hiệu suất làm việc. Dưới đây là danh sách các phím tắt được phân loại để bạn dễ dàng tra cứu.

Nắm vững những thủ thuật nhỏ trong Excel này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc. Chúc các bạn thành công!

>>> Xem thêm: 10 tính năng trong Word 2013 giúp bạn làm việc nhanh và dễ dàng hơn

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Làm thế nào để ẩn công thức trong một ô Excel?

Bạn có thể ẩn công thức để người khác không xem hoặc chỉnh sửa được. Mở hộp thoại Format Cells (Ctrl + 1), vào tab Protection, tick vào ô Hidden, sau đó vào tab Review -> Protect Sheet để áp dụng thay đổi.

2. Tôi có thể dùng AI để viết công thức Excel không?

Hoàn toàn có thể! Các công cụ AI như ChatGPT, Gemini hay Claude có thể giúp bạn tạo ra các công thức Excel phức tạp chỉ bằng cách mô tả yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu: “Viết cho tôi một công thức Excel để tìm kiếm giá trị ở ô A2 trong cột A của Sheet2 và trả về giá trị tương ứng ở cột B”. AI sẽ cung cấp cho bạn công thức VLOOKUP chính xác.

3. Làm sao để gộp nhiều ô thành một?

Chọn các ô bạn muốn gộp, sau đó vào tab Home và nhấp vào nút Merge & Center. Bạn cũng có thể tìm thấy tùy chọn này trong tab Alignment của hộp thoại Format Cells.