Bạn đã bao giờ phát điên vì văn bản Word của mình trông lộn xộn, định dạng không nhất quán dù đã cố gắng chỉnh sửa? May mắn thay, Word có một công cụ chẩn đoán cực kỳ mạnh mẽ nhưng ít người biết đến, đó là Reveal Formatting. Tính năng này hoạt động như một “máy X-quang”, cho phép bạn “soi” chi tiết từng định dạng ẩn đang được áp dụng, từ đó tìm ra nguyên nhân và khắc phục triệt để.
Trong bài viết này, dichvuthietkewebwordpress.com sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z cách sử dụng công cụ này trong mọi phiên bản Word (từ 2010 đến Microsoft 365) để làm chủ hoàn toàn tài liệu của mình.
Reveal Formatting là gì và tại sao bạn nên dùng?
Hiểu đơn giản, Reveal Formatting là một bảng điều khiển (pane) hiển thị toàn bộ thông tin định dạng của một đoạn văn bản được chọn. Nó không chỉ cho thấy các định dạng bạn thấy trên thanh công cụ, mà còn đi sâu vào chi tiết “hậu trường”, bao gồm cả định dạng từ Style và định dạng thủ công (direct formatting).
Lợi ích chính khi sử dụng Reveal Formatting:
- Chẩn đoán lỗi chính xác: Nhanh chóng tìm ra tại sao một đoạn văn lại có phông chữ, cỡ chữ, hoặc khoảng cách dòng khác biệt.
- Đảm bảo tính nhất quán: Dễ dàng so sánh định dạng giữa hai đoạn văn bản để đảm bảo chúng hoàn toàn giống nhau.
- Hiểu rõ về Styles: Xem được các định dạng được áp dụng từ Style và các định dạng thủ công đang đè lên.
- Tiết kiệm thời gian: Thay vì mò mẫm tìm lỗi, bạn có thể thấy ngay vấn đề và sửa trực tiếp.
Checklist: Khi nào bạn CẦN dùng Reveal Formatting?
- [x] Văn bản copy từ nơi khác (web, PDF) bị dính định dạng lạ.
- [x] Khoảng cách giữa các dòng, các đoạn không đều nhau.
- [x] Phông chữ, cỡ chữ thay đổi bất thường trong cùng một văn bản.
- [x] Cần đảm bảo tài liệu tuân thủ một bộ quy tắc định dạng (template) chung.
- [x] Muốn tìm và xóa nhanh các định dạng thủ công không mong muốn.
Hướng dẫn sử dụng Reveal Formatting trong Word (Phím tắt Shift + F1)
Thao tác để mở và sử dụng công cụ này rất đơn giản và gần như không thay đổi qua các phiên bản Word 2010, 2016, 2019 hay Microsoft 365.
Bước 1: Mở bảng Reveal Formatting
Cách nhanh nhất để gọi bảng Reveal Formatting là bôi đen đoạn văn bản bạn muốn kiểm tra và nhấn tổ hợp phím Shift + F1.
Ngay lập tức, một bảng điều khiển sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình, liệt kê tất cả thuộc tính định dạng của văn bản đã chọn.
Bước 2: “Đọc vị” các thông tin định dạng
Bảng Reveal Formatting chia thông tin thành 3 phần chính:
- Font (Phông chữ): Hiển thị mọi thứ liên quan đến ký tự như tên font, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, màu sắc…
- Paragraph (Đoạn văn): Hiển thị các thiết lập áp dụng cho cả đoạn như căn lề, thụt lề, khoảng cách dòng, khoảng cách trước/sau đoạn…
- Section (Phần): Các thiết lập về lề trang, khổ giấy, hướng giấy…
Điểm đặc biệt là các mục có màu xanh dương đều là những đường link. Bạn có thể nhấp trực tiếp vào chúng để mở hộp thoại cài đặt tương ứng và thay đổi định dạng ngay lập tức.
Bước 3: So sánh định dạng giữa hai đoạn văn bản
Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích. Ở cuối bảng Reveal Formatting, bạn sẽ thấy tùy chọn “Compare to another selection”. Hãy tick vào ô này.
Sau đó, bạn chỉ cần bôi đen một đoạn văn bản khác. Bảng điều khiển sẽ hiển thị song song định dạng của hai vùng chọn và chỉ ra chính xác những điểm khác biệt, giúp bạn đồng bộ chúng một cách dễ dàng.
Cách bỏ (xóa) định dạng không mong muốn sau khi chẩn đoán
Sau khi đã “soi” ra lỗi, việc khắc phục trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Đây là cách bỏ formatted trong word 2010 và các phiên bản khác hiệu quả nhất, giúp bạn dọn dẹp văn bản nhanh chóng.
| Thao tác | Phím tắt | Chức năng |
|---|---|---|
| Xóa định dạng ký tự | Ctrl + Spacebar |
Loại bỏ định dạng thủ công (in đậm, nghiêng, cỡ chữ…) và đưa về Style gốc. |
| Xóa định dạng đoạn văn | Ctrl + Q |
Loại bỏ định dạng thủ công (căn lề, thụt lề…) và đưa về Style gốc. |
| Xóa toàn bộ định dạng | Nút Clear All Formatting | Xóa tất cả định dạng, đưa văn bản về trạng thái mặc định (thường là Normal Style). |
>>> Xem thêm: 6 công cụ bảo mật cực hay cho Windows 8
Phân biệt Reveal Formatting và Hiển thị ký tự ẩn (Show/Hide ¶)
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai tính năng này. Cần phân biệt rõ:
| Tính năng | Phím tắt | Mục đích |
|---|---|---|
| Reveal Formatting | Shift + F1 |
Phân tích và hiển thị thuộc tính định dạng (font, size, alignment…). |
| Show/Hide ¶ | Ctrl + * |
Hiển thị các ký tự không in ra được (dấu cách, Tab, ngắt đoạn ¶). |
Kết hợp cả hai công cụ này sẽ cho bạn khả năng kiểm soát văn bản ở mức độ chuyên sâu nhất.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn tạo USB, SD boot và cài hệ điều hành
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Phím tắt mở Reveal Formatting là gì?
Phím tắt mặc định và nhanh nhất là Shift + F1.
2. Tính năng này có trên Word 365, 2021 không?
Có. Tính năng Reveal Formatting và phím tắt Shift + F1 vẫn hoạt động tốt trên tất cả các phiên bản Word hiện đại, bao gồm cả Word cho Mac.
3. Làm sao để bỏ định dạng trong Word 2010 nhanh nhất?
Để xóa định dạng ký tự, dùng Ctrl + Spacebar. Để xóa định dạng đoạn văn, dùng Ctrl + Q. Đây là cách nhanh và chuẩn nhất để đưa văn bản về Style gốc mà không làm mất cấu trúc.
4. Tôi có thể dùng AI để tự động hóa việc dọn dẹp định dạng không? Hoàn toàn có thể. Bạn có thể dùng các công cụ AI như Gemini hoặc ChatGPT để tạo các đoạn mã VBA (macro) trong Word. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu: “Viết một macro VBA trong Word để tìm tất cả văn bản được gạch chân và tô màu vàng, sau đó loại bỏ các định dạng này”. AI sẽ cung cấp mã, bạn chỉ cần dán vào trình soạn thảo VBA của Word (Alt + F11) để tự động dọn dẹp tài liệu lớn.
Lời kết
Bài viết vừa rồi đã hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Reveal Formatting trong Word. Thay vì phải đoán mò, giờ đây bạn đã có một công cụ đắc lực để “soi” và sửa mọi lỗi định dạng. Hãy tập thói quen sử dụng Shift + F1 mỗi khi gặp vấn đề, công việc xử lý văn bản của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn rất nhiều.
Chúc các bạn thành công!
