Bạn đang đau đầu vì một tập tin Word quan trọng bỗng dưng “dở chứng” và không thể mở được? Đừng vội lo lắng, có rất nhiều cách khôi phục tập tin văn bản bị lỗi mà bạn có thể thử ngay. Trong công việc và học tập, việc tài liệu bị hư hỏng là điều khó tránh khỏi, nhưng may mắn là vẫn có giải pháp để cứu vãn tình hình.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 5 phương pháp hiệu quả, từ các tính năng có sẵn trong Microsoft Office đến sự trợ giúp của các công cụ bên ngoài, giúp bạn nhanh chóng lấy lại dữ liệu của mình.
Dấu hiệu nhận biết file văn bản của bạn đang bị lỗi
Trước khi bắt đầu, hãy xác định xem file của bạn có thực sự bị lỗi hay không. Dưới đây là một số dấu hiệu phổ biến:
- Word hiển thị thông báo lỗi khi bạn cố gắng mở file (ví dụ: “Word cannot open the document…”, “The file is corrupt and cannot be opened”).
- File mở được nhưng nội dung hiển thị toàn ký tự lạ, lộn xộn (lỗi font chữ hoặc mã hóa).
- Máy tính bị treo hoặc ứng dụng Word tự động đóng khi mở file.
- Cấu trúc, định dạng văn bản bị phá vỡ hoàn toàn.
Nếu gặp một trong các trường hợp trên, hãy bình tĩnh và thử lần lượt các cách dưới đây.
3 Cách sửa tập tin văn bản bị lỗi bằng công cụ có sẵn (Miễn Phí)
Đây là những giải pháp đầu tiên bạn nên thử vì chúng được tích hợp sẵn, an toàn và hoàn toàn miễn phí.
1. Sử dụng tính năng “Open and Repair” của Microsoft Word
Đây là tính năng “cấp cứu” mạnh mẽ được Microsoft tích hợp sẵn để xử lý các file bị hỏng nhẹ. Cách thực hiện rất đơn giản:
- Mở ứng dụng Microsoft Word.
- Vào
File>Open>Browse. - Tìm và chọn tập tin văn bản bị lỗi (chỉ nhấp chuột một lần để chọn, không mở file).
- Nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút
Openvà chọnOpen and Repair.
Word sẽ cố gắng sửa chữa và mở file. Dù không đảm bảo thành công 100%, đây luôn là bước kiểm tra đầu tiên và hiệu quả nhất.
2. Khôi phục từ các phiên bản tạm (AutoRecover & Temporary Files)
Nếu máy tính của bạn đột ngột tắt hoặc Word bị treo, tính năng AutoRecover có thể đã lưu lại một phiên bản công việc của bạn.
- Với AutoRecover: Khi bạn mở lại Word, một bảng
Document Recoverythường sẽ xuất hiện ở bên trái, hiển thị các file được tự động lưu. Bạn chỉ cần chọn phiên bản gần nhất và lưu lại.
- Tìm file tạm thủ công: Đôi khi, các file tạm vẫn còn lưu trên hệ thống. Bạn có thể tìm kiếm các file có đuôi
.tmphoặc.asdtrong các thư mục sau (copy và dán vào thanh địa chỉ của File Explorer):%appdata%\Microsoft\Word%temp%
3. Phục hồi từ phiên bản cũ với “Previous Versions”
Nếu bạn đã bật tính năng File History hoặc System Restore trên Windows, hệ điều hành có thể đã tự động lưu lại các phiên bản cũ hơn của tập tin.
- Nhấp chuột phải vào file bị lỗi.
- Chọn
Properties. - Chuyển sang tab
Previous Versions. - Nếu có phiên bản nào được liệt kê, bạn có thể chọn một phiên bản và nhấn
RestorehoặcOpenđể kiểm tra.
2 Cách khôi phục file văn bản bằng phần mềm bên thứ ba
Khi các công cụ có sẵn không hiệu quả, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp từ các phần mềm khác.
4. Dùng bộ Office thay thế (VD: LibreOffice, Google Docs)
Một tập tin có thể bị lỗi khi mở bằng Microsoft Office, nhưng chưa chắc đã gặp vấn đề tương tự trên một phần mềm khác. Hãy thử:
- LibreOffice / OpenOffice: Đây là các bộ phần mềm văn phòng miễn phí, mã nguồn mở. Hãy tải về, cài đặt và thử mở file bị lỗi bằng chúng.
- Google Docs: Tải file của bạn lên Google Drive và thử mở bằng Google Docs. Công cụ này có khả năng xử lý và chuyển đổi định dạng rất tốt.
5. Sử dụng phần mềm khôi phục dữ liệu chuyên dụng
Trong trường hợp file bị hỏng nặng hoặc đã bị xóa, bạn sẽ cần đến các phần mềm chuyên dụng. Recuva là một lựa chọn miễn phí và phổ biến để khôi phục file đã xóa. Bạn chỉ cần cài đặt, quét ổ đĩa và tìm lại file của mình.
Đối với file bị hỏng nhưng chưa bị xóa, bạn có thể tìm các công cụ chuyên về “File Repair”. Tuy nhiên, hãy cẩn thận và chỉ tải phần mềm từ những nguồn uy tín để tránh virus.
Bảng so sánh nhanh các phương pháp
| Phương pháp | Mức độ hiệu quả | Chi phí | Khi nào nên dùng? |
|---|---|---|---|
| Open and Repair | Trung bình – Cao | Miễn phí | Luôn thử đầu tiên với file không mở được. |
| AutoRecover | Cao | Miễn phí | Khi Word/máy tính bị tắt đột ngột. |
| Previous Versions | Trung bình | Miễn phí | Khi file bị lưu đè hoặc thay đổi không mong muốn. |
| Bộ Office khác | Trung bình | Miễn phí | Khi MS Word không thể đọc file. |
| Phần mềm chuyên dụng | Cao | Miễn phí/Trả phí | Khi file bị xóa hoặc hỏng nặng. |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Làm thế nào để phòng tránh file Word bị lỗi?
- Luôn lưu file và đóng Word đúng cách.
- Sử dụng tính năng lưu tự động lên OneDrive hoặc Google Drive.
- Tránh rút USB đột ngột khi đang làm việc với file trên đó.
- Thường xuyên quét virus máy tính.
2. File của tôi bị lưu đè (save over), có lấy lại được phiên bản cũ không?
Có thể, nếu bạn đã bật tính năng Previous Versions (File History) trên Windows hoặc đang lưu file trên các dịch vụ đám mây như OneDrive/Google Drive (chúng đều có tính năng lịch sử phiên bản).
3. Sử dụng công cụ khôi phục online có an toàn không?
Cần hết sức cẩn thận. Không nên tải các tài liệu nhạy cảm, chứa thông tin cá nhân hoặc bí mật công việc lên các trang web khôi phục file không rõ nguồn gốc để tránh rò rỉ dữ liệu.
Mẹo tự động hóa: Không bao giờ lo mất file với Cloud Sync
Cách tốt nhất để không phải đi sửa tập tin văn bản bị lỗi là phòng ngừa nó. Thay vì lưu file thủ công, hãy thiết lập tự động hóa bằng cách làm việc trực tiếp với các file được lưu trên dịch vụ đám mây như OneDrive (tích hợp sẵn với Windows/Office 365) hoặc Google Drive.
- Lợi ích: Mọi thay đổi của bạn được lưu tự động. Các dịch vụ này đều có tính năng
Version History(Lịch sử phiên bản), cho phép bạn xem lại và khôi phục bất kỳ phiên bản nào của tài liệu chỉ với vài cú nhấp chuột. Đây là cách tự động hóa việc sao lưu hiệu quả nhất cho người dùng cá nhân.
Hy vọng với những các cách khác nhau để phục hồi được chia sẻ bởi dịch vụ thiết kế web wordpress, bạn có thể cứu được tài liệu quan trọng của mình. Việc thường xuyên sao lưu dữ liệu vẫn là biện pháp phòng ngừa tốt nhất.
