Trong kinh doanh, việc tạo dựng mối quan hệ chất lượng là chìa khóa thành công, nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng có cơ hội gặp mặt trực tiếp. Đây là lúc việc sử dụng email giới thiệu trở thành một kỹ năng quan trọng. Một email được gửi đi từ một người trung gian uy tín có thể mở ra những cánh cửa mà bạn không ngờ tới.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 8 bước để tận dụng email giới thiệu một cách hiệu quả, giúp bạn tạo mối quan hệ công việc bền vững và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đặc biệt hữu ích cho những người mới khởi nghiệp.
Tại Sao Email Giới Thiệu Lại Quan Trọng?
Một lời giới thiệu qua email được ví như một “đường tắt” tin cậy. Thay vì gửi một email lạnh (cold email) có tỷ lệ bị bỏ qua cao, bạn tiếp cận đối tác tiềm năng thông qua một cầu nối đã có sẵn sự tin tưởng. Điều này không chỉ tăng đáng kể tỷ lệ phản hồi mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của cả hai bên.
Lần giới thiệu đầu tiên cũng là cơ hội để người giới thiệu đánh giá cách bạn xử lý tình huống. Nếu làm tốt, bạn sẽ có thêm nhiều cơ hội uy tín khác. Ngược lại, một sai lầm nhỏ cũng có thể khiến bạn mất đi cơ hội thứ hai.
>>> Bài viết liên quan:
8 Bước Tận Dụng Email Giới Thiệu Để Tạo Mối Quan Hệ Bền Vững
Để tối đa hóa hiệu quả từ một lời giới thiệu, hãy tuân thủ quy trình 8 bước sau đây.
1. Phản hồi lại ngay lập tức (trong vòng vài phút)
Các doanh nhân thành công rất coi trọng thời gian và khả năng phản ứng nhanh nhạy. Khi nhận được email giới thiệu, hãy cố gắng hồi đáp nhanh nhất có thể, lý tưởng là trong vòng vài phút hoặc vài giờ. Việc này cho thấy bạn tôn trọng cơ hội, chuyên nghiệp và luôn sẵn sàng hành động. Đừng để email chờ đến ngày hôm sau.
2. Hồi đáp kịp thời khi được yêu cầu cung cấp thêm thông tin
Nếu đối tác mới yêu cầu bạn chia sẻ thêm thông tin (portfolio, CV, thông tin dự án…), hãy chuẩn bị sẵn sàng và gửi đi ngay lập tức. Mỗi người đều có những ưu tiên riêng, và sự chậm trễ có thể khiến bạn bị loại khỏi danh sách ưu tiên của họ. Hành động nhanh chóng luôn mang lại lợi thế tốt nhất.
3. Soạn thảo email chuyên nghiệp: BCC người giới thiệu
Trong email trả lời đầu tiên, hãy chuyển email của người giới thiệu từ dòng CC sang BCC. Điều này thể hiện sự tinh tế và tôn trọng, giúp họ không bị làm phiền bởi những trao đổi qua lại sau đó. Việc “khủng bố” hộp thư của người khác bằng những email không liên quan là một điểm trừ lớn về sự chuyên nghiệp.
4. Kiểm tra kỹ lưỡng phần trả lời trước khi gửi
Một email cẩu thả với lỗi chính tả, ngữ pháp sẽ tạo ấn tượng tiêu cực ngay từ đầu. Hãy đọc lại email của bạn ít nhất hai lần. Một email được viết chỉn chu, rõ ràng là cách tuyệt vời để thể hiện kỹ năng giao tiếp và tiềm năng của bạn.
5. Trình bày ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề
Trong vài câu đầu tiên, hãy cảm ơn người giới thiệu và giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Sau đó, đi thẳng vào mục đích của email: bạn muốn trao đổi về vấn đề gì, bạn có câu hỏi cụ thể nào, hoặc bạn muốn đề xuất một cuộc gặp ngắn. Việc này cho thấy bạn tôn trọng thời gian của đối phương và biết cách làm việc hiệu quả.
6. Chủ động nắm bắt cơ hội gặp gỡ
Nếu bạn được đề nghị một cuộc hẹn, hãy nắm lấy cơ hội. Hãy linh hoạt về thời gian và địa điểm để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đối tác. Bạn đang ở vai trò người cần sự giúp đỡ hoặc người bán hàng, vì vậy hãy thể hiện sự chủ động và nhiệt tình.
7. Giữ thái độ cởi mở, không vội phán xét
Cuộc gặp đầu tiên là cơ hội để hai bên tìm hiểu về nhau. Hãy lắng nghe nhiều hơn và đừng đưa ra những đánh giá chủ quan, vội vàng. Đôi khi ấn tượng ban đầu không hoàn toàn chính xác. Mục tiêu của bạn là xây dựng một mối quan hệ, không phải là chốt một thương vụ ngay lập tức.
8. Cập nhật kết quả cho người đã giới thiệu
Đây là bước cực kỳ quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Dù kết quả cuộc gặp có như thế nào, hãy gửi một email ngắn gọn cảm ơn và thông báo cho người đã giới thiệu bạn. Một lời cảm ơn chân thành và một cập nhật tích cực sẽ khiến họ sẵn lòng giới thiệu bạn đến những mối quan hệ giá trị khác trong tương lai.
Chúc bạn thành công!
Xem thêm: Zoho Mail – Nền tảng email tên miền miễn phí
>>> Đọc thêm: Thiết kế web du lịch
